好的,這是職場類別的第二篇

ㄗㄗ想簡述一下有關行政工作大概是哪些,最後會分享幾個看職缺的小發現小經驗

雖然不是專業級的,但還是分享給大家參考看看囉!

好,首先是釐清一下行政工作的範疇

一般來說大眾對於行政工作的既定印象大概就是坐在辦公室對著電腦

可能是key 資料,也可能是整理文件或一些卷宗

但實際有哪些卻又是有點陌生又因公司而異?

抱著這些疑惑又看到求職網上的職缺類別

行政後勤類又細分好幾種

例如行政人員、行政助理、總機人員、櫃台、秘書、總務人員等等

光看名字真的是一頭霧水

幸好各大求職網都有相關欄位是在科普職務解說的

以下參考1111人力銀行的內容

職務大辭典:https://www.1111.com.tw/careermaster/list

可以直接搜尋或點擊字樣選定

這裡複製幕僚行政幾個容易搞混的職務內容讓大家分辨一下

這樣就能鎖自己到底是想走行政的什麼方向什麼職位呢?

1.行政人員

*職務定義:依照企業或組織內部的行政流程,處理一般行政業務

*工作內容:

1.依照公司內部各單位或公司外部來文草擬回覆的公文
2.將核准之文件送打、校對、並登記發出日期、文號等紀錄
3.將各類文件歸檔以供日後查詢

連結:https://www.1111.com.tw/careermaster/detail/100302

2.行政助理

*職務定義:協助主管及專業人員從事一般行政業務
 
*工作內容:
1.公司文件檔案的建立及管理 
2.協助會議、活動籌備、準備統計報表、書面報告、簡報等資料
3.負責辦公室用品採購發放
4.負責平日零用金管理
5.維護辦公室環境與設備之整潔 (視各公司規定)
6.協助行政人員處理主管所交辦的其他事項
7.資料處理、影像掃描及目錄建檔
8.書信撰寫
9. 檢查整理檔案
 
 
3.秘書
*職務定義:確認主管行程、會議安排及記錄,協助主管資料搜尋並處理文書類工作
 
*工作內容
1.執行與協調辦公室行政活動、行政事務流程之規劃、整合及溝通
2.協助宣導公司或會議重要資訊給公司同仁
3.協調公司各部門會議的排程,並於會後製作會議記錄及追蹤處理決議事項,和安排主管行程
4.整理和保存高階主管文書與電子檔案
5.安排公司賓客招待等事宜
6.支援公司其他部門的行政人員
7.一般文書資料處理工作、簽核文件整理及發送,並負責追蹤執行狀況
8.協助主管維維繫客戶關係
 
 
4.總務人員
*職務定義:處理總務行政庶務,辦公設備修護及公司資源的維護管理,作好各項後勤支援
 
*工作內容
1.綜合辦理公司內之設備維護包含水電以及辦公用品修護
2.辦公室營繕工程規劃包含辦公環境美化、裝潢
3.提供公司人員電信郵務之服務
4.提供公司人員交通、文具伙食供應
5.貨品進銷存管理
 
 
5.總機/接待/櫃檯人員
*職務定義:負責電話接聽及轉接、答覆問題諮詢及登記留言、櫃檯接待和一般庶務行政工作
 
*工作內容
1.訪客來訪時協助登記,換證與引導並招待
2.向全公司人員廣播告知重要訊息
3.接應電話並篩選來電
4.提供或回應民眾有關公司的相關資訊
5.處理公司信件的收發與分類
6.失物招領
 
 
6.電腦操作/資料輸入
 
*職務定義:操作電腦進行資料的審核、輸入、建檔及校正工作
 
*工作內容
1. 準備報告、信件、郵寄的標籤、文書資料處理
2. 將檔案歸入公司資料庫中
3. 協助簡單的辦公業務
4. 支援客戶相關諮詢回覆
5. 文件資料檢查與更新
 
 
最後,根據ㄗ不眠不休了兩天(?)的經驗
行政工作真的沒什麼多大的選擇空間
大部分都是補教業、人力公司、少數餐旅業和不知道為什麼很多的徵信社???
由於ㄗ沒有交通工具
所以ㄗ媒合(?)工作的時候是看到標題有興趣的就直接往下拉看需不需要機車之類的
不然看內容都很喜歡最後看到要機車會真的很心碎...
還有就是分享幾個小玄機?
 
ㄗ的不專業經驗分享
1.看到標題一堆愛心啊有哄騙意味的就直接跳過,十有八九都有奇怪的地方。
2.看到工作內容有「OO招生」通常都是有業績壓力的,如果你不怕可以試試看,但ㄗ很討厭這種要招攬性質的工作所以一定會跳過。
3.看到工作內容中還要叫你+賴細談的,通常都不是走正規管道的徵才方式。
4.很多職缺看公司名稱沒事,一點進去看就會看到產業類別寫「傳直銷」,ㄗ本身對傳直銷敬謝不敏,如果不想從事相關行業的記得要點進去確認一下。
5.要看清楚是全職還是派遣,派遣是沒有年終的!
6.要丟履歷前可以先估狗一下那間公司,有很多寶寶們會嚮往美容美髮美甲這類產業,但也要注意是不是做黑的喔!(先前ㄗ就有朋友是做美甲的,把面試邀約扔給她看她馬上就跟ㄗ說這是做黑的別去,寶寶們還是要注意一下人身安全喔!
 
好的,這篇就到這裡啦~
下一篇會進入第二階段收到面試邀約的一些經驗談
如果有興趣的寶寶們可以繼續關注喔~
點擊【ㄗ喳不停の日常生活】 轉轉悠悠の職場生活】可以一覽所有職場文章喔
那,我們下次見囉
文章標籤
創作者介紹
創作者 ㄗㄗ 的頭像
ㄗㄗ

ㄗ喳的隨心所欲空間

ㄗㄗ 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()